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致远互联赋能协同全面管理 西勘院精细管理应战“四新”趋势

2018-01-03 13:31:11   作者:   来源:CTI论坛   评论:0  点击:

  从2007年的14000余家企业增长到2017年近30000家企业,中国勘察设计行业过去十年经历了井喷式发展。与此同时,市场环境也呈现“四新”特点:发展模式转型与产业结构调整的经济“新常态”,投融资体制变革、并购重组加快与技术创新应用所带来的产业“新生态”,市场化、产业化、资本化的发展“新趋势”,关注企业发展质量与竞争力的竞争“新要求”。但是反观勘察设计企业的服务内容、服务模式却没有实质性突破。可以预见,勘察设计行业未来发展将面临3-5年的动荡期。业内专家认为,要适应并有效应对这一动荡期的“四新”市场环境,勘察设计企业需要关注三个命题:业务提效、业务创新、业务协同。
  中国勘察设计协会理事长施设近期也表示:勘察设计企业一定要注重发展模式的转型与产业结构的调整,将业务管理协同化,不断优化配置,将资源在系统中整合,从而推动内部组织的调整,适应时代的发展。
  业务如何提效、创新、协同?作为中国勘察设计行业翘楚,中国建筑西南勘察设计研究院有限公司(以下简称“西勘院”)从招投标管理和商机管理两个层面诠释了“管理协同化”的奥秘。自2016年联手中国协同管理软件领导厂商致远互联以来,西勘院的“管理协同化”进程可谓一路驰骋。用西勘院信息部余健的话说,那就是“善协同得天下,携致远通四海。”
  数据准确率95%以上,商机管理提高业务凯发体育效率
  西勘院隶属于世界500强企业之一的中国建筑股份有限公司,自1956年成立以来,西勘院先后完成了包括四川电视塔、成都地铁、昆明新机场、成都双流机场、成都新机场、上海迪士尼等大批国家重点工程在内的项目上万个,经营领域拓展至印度、缅甸、泰国、阿联酋、香港、赤道几内亚等国家和地区。但是西勘院的信息化管理却一度成为业务扩张的滞碍。
  余健表示,“信息化管理是我们多年来的一大难题,在没有上致远协同管理系统之前,很多工作都是靠人工,很大程度上耽误了项目的进程,我们院领导也早就想到要上一套信息化管理系统,但是市面上适合我们西勘院特色的成熟的管理系统并不好找。要么操作起来太复杂,要么拓展性不灵活,给领导层带来诸多不便。我们勘察设计行业的项目管理有一个鲜明的特性,那就是半径长、幅度大,公司领导层对系统提出了三点要求:一是配置灵活,能够满足企业极速扩展新需求,满足企业管理变化,保障企业发展速度;二是操作简便,人人可用,人人会用,轻松实现全员参与管理;三是运维方便,业务配置前端化,无需停机变更修正即时生效。致远协同恰恰吻合我们的这几点管理诉求。”
  致远互联到底是如何解决西勘院的管理难题的呢?
  余健进而表示:“此前,项目管理、合同管理、费用管理、投标管理等传统管理过程,需要多平台操作,给管理带来了诸多不便和损耗,我们的第一个初衷,就是打破管理边界、统一信息平台。我们以致远协同为基础,以业务生成器为工具打造平台统一的业务应用集群,避免过程中用户需在多个系统中处理工作的处境,实现纵向业务流程与横向审批流程相结合的管理手段。现在,项目管理、合同管理、费用管理、投标管理等业务应用集群,都可以集中在致远协同管理平台处理。”
  统一平台、打破边界
  以客户信息管理为例,客户信息对一个企业的重要性人人皆知,但是如何管理客户信息却不是人人能做好的。尤其是勘察设计行业,一个项目凯发体育人员往往要同时管理好几个甚至几十个项目。在项目管理的过程中,再能干的人也难免有遗漏。在西勘院以前就经常出现这样的情况:由于项目类别的不同,当同一个人在管理多个项目时,项目凯发体育人员经常会因为审核不充分,信息不能实时传导,导致多个凯发体育人员登录同一个项目,甚至导致项目公文的丢失;在上线致远协同管理系统之后,就杜绝了这种情况的发生,即使遇到重复的内容,管理层也能通过开会协商来解决。
  西勘院-客户信息管理
  使用致远协同管理系统定制的商机管理系统,员工从填写数据单到报给上级单位,都可以实时在系统中记录,项目中需要对接的客户信息也可以实时共享。以前,如果企业员工出差在外,项目管理内容的登记需要打电话委托给别人负责,使用致远协同管理系统后,企业员工可以及时将业主信息录入备案,并可随时针对客户信息进行维护,针对客户的不同价值等级进行建档,方便管理层决策。
  以前,因为地域的影响,子公司上报数据到总公司,至少需要半个多月的时间,有时甚至需要一个月,这在很大程度上耽误了项目的进展和实施,在上线致远协同管理系统之后,公司可以直接在系统里完成对项目的交接和汇报,按照固有的标准流程运行,仅需2-3天就可以核对完所有数据。根据上报数据,管理层可以用不超过一周的时间来审批项目情况,审批所有流程之后,系统会根据项目的时间顺序排版,并每隔半个月反馈一次给对应的领导,项目汇报数据准确性都在95%以上。
  “随需定制”,招投标管理增强企业核心竞争力
  致远互联针对西勘院经常需要投标的情况,定制了企业的项目投标管理,从对投标文件的审批,到对投标项目的成分、预算等进行分析,形成投标档案及项目投标商务策划结论意见表,并对投标文件进行审批,保障投标顺利执行。
  西勘院-招标管理逻辑
  西勘院-招标管理
  西勘院每天要处理几十个标书,由于市场标准都趋于一致,以前登记录入的时候,无法进行有效的标准来审核,现在依靠致远互联定制的投标管理系统,中标情况、竞争对手的信息统计等投标信息都可以在系统中及时共享,领导可以从多个维度来判断,从而减少商务策划上的风险,提高整体处理标书的能力。
  当投标结束后,利用致远协同管理系统,西勘院还可开展成本管理,将不同阶段的成本记录在案,编制成本计划,等到项目完结之后,再分别对项目运行中的分包成本、分供成本、其他直接成本、安全生产成本、间接成本等统一汇总,记录进合同档案中,从而结算总盈利收入,极大提高了西勘院在费用控制上的能力。另外,根据致远协同系统,财务部门可以一目了然的查看旗下公司的总金额和各项成本支出、收入以及每个月的可支配收入,方便财务部门和管理层进行费用预算评估和费用控制,为领导层提供资金链管理的决策参考。
  西勘院-成本计划编制表
  因为在日常的项目投标和方案执行上,标书的审核和签订不能由领导逐一通知到下属企业,每个项目的负责人常常因为自己负责的项目过多,不知道具体业务的负责人是谁,没有进度提醒,很容易耽误业务进度,经常是上报了信息却无法及时有效的进行管理,领导层不能实时了解项目的进度和凯发体育情况,下一步的跟进也就不能有效执行。致远互联根据西勘院的这种特殊情况,定制了业务模拟器,系统会在档案生成上报之后,自动设置时间提醒。根据业务的上报时间和流程时间,系统分一周、半个月、一个月的期限来设置提醒时间。每到项目提醒时间,系统就会通过手机、邮箱等移动应用,第一时间发送到相关负责人,保证信息的时效性。此外,系统还可以及时将项目进度保存在档案中,方便业务人员将信息反馈给下属员工和上级领导。
  “总体来说,我认为致远协同对我们来说不仅是管理工具,更为我们输出了一套管理逻辑,而这个逻辑恰恰与西勘院的诉求不谋而合。基于致远协同管理系统,我们坚持以业务驱动管理,在业务开始到结束的全过程中,设计制作了多个相对独立但又互有联系的功能管理模块,解决传统管理中信息人工流转、效率低、流程不规范、最终审批结果无法追踪和落实等问题,帮助企业提升整体竞争力、实现精细化管理。”余健表示。
  坚持业务驱动  全生命周期管理
  作为央企,西勘院希望未来致远互联可以在定制化方面继续深耕,比如能开发一套软件,第一时间将国家领导的精神和政策呈现在系统中,方便企业进行实时播报。同时,通过不断的升级换代,致远协同管理系统能将西勘院自主研发的软件应用进行全面集成,更好地顺应时代发展,面向美好未来。
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